ZUGFeRD-Rechnung auslesen: die XML in der PDF sichtbar machen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF. In der Datei steckt aber eine zweite Rechnung: eine XML-Datei mit allen Daten in strukturierter Form. Diese XML ist der Teil, auf den es steuerlich ankommt.

Hier sehen Sie, wie Sie die eingebettete XML kostenlos auslesen und lesbar anzeigen – und warum sich das lohnt.

ZUGFeRD-PDF jetzt auslesen

Was steckt in einer ZUGFeRD-PDF?

ZUGFeRD (in Frankreich: Factur-X) ist ein hybrides Format. Eine Datei, zwei Teile:

• Bildteil: die PDF, die Sie wie gewohnt sehen und drucken.
• Datenteil: eine eingebettete XML-Datei im CII-Format. Sie heißt meist factur-x.xml, bei älteren Dateien zugferd-invoice.xml, bei XRechnung-Profilen auch xrechnung.xml.

Ein normaler PDF-Reader zeigt Ihnen nur den Bildteil. Die XML bleibt unsichtbar.

Warum Sie die XML ansehen sollten

Bei hybriden Rechnungen gilt die XML als führender Teil. Das BMF formuliert es so: „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil“ (UStAE 14.4 Abs. 3 Satz 5, BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, zählen also die XML-Daten. Ein abweichender Bildteil kann sogar als zusätzliche Rechnung gewertet werden (UStAE 14c.1 Abs. 4a). Das passiert in der Praxis, wenn Rechnungsprogramme falsch eingerichtet sind: Im PDF steht eine andere IBAN, ein anderer Betrag oder ein anderes Datum als in der XML.

Ein kurzer Blick in die XML schützt Sie vor solchen Fehlern – etwa bevor Sie eine Überweisung freigeben.

ZUGFeRD auslesen: Schritt für Schritt

1. PDF speichern. Speichern Sie die ZUGFeRD-PDF aus der E-Mail auf Ihrem Gerät.
2. RechnungsBlick öffnen. Rufen Sie rechnungsblick.eu im Browser auf.
3. PDF hineinziehen. Ziehen Sie die PDF-Datei in das Feld oder wählen Sie sie per Klick aus.
4. Daten lesen. RechnungsBlick sucht die eingebettete XML und zeigt sie als Rechnung an: Absender, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen, Bankverbindung.
5. Mit dem PDF-Bild vergleichen. Öffnen Sie die PDF zusätzlich in Ihrem PDF-Reader. Vergleichen Sie vor allem Gesamtbetrag, IBAN, Rechnungsnummer und Datum.
6. Prüfung beachten. „Summen geprüft“ bedeutet: Positionen und Steuern ergeben den Gesamtbetrag. Zusätzlich prüft RechnungsBlick die Steueraufschlüsselung und die Prüfziffer der IBAN. Bei einer Warnung sollten Sie beim Absender nachfragen.

Die PDF wird dabei nur in Ihrem Browser verarbeitet und nicht hochgeladen.

Findet RechnungsBlick keine XML, erscheint der Hinweis „keine eingebettete E-Rechnung gefunden“. Dann ist die Datei eine normale PDF-Rechnung – keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Ist meine ZUGFeRD-Rechnung überhaupt eine E-Rechnung?

Nicht jede ZUGFeRD-Datei zählt als E-Rechnung. Das BMF erkennt ZUGFeRD „ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL“ an (UStAE 14.1 Abs. 14 Satz 4).

Der Grund: MINIMUM und BASIC-WL enthalten keine Rechnungspositionen und nicht alle Pflichtangaben. Sie sind für die Buchungsvorbereitung gedacht, nicht als vollständige Rechnung.

So finden Sie das Profil heraus: RechnungsBlick zeigt das Profil in der Seitenleiste „Prüfung“ an und weist bei MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich darauf hin. Ohne RechnungsBlick können Sie es selbst nachsehen:

1. Öffnen Sie die PDF im Adobe Acrobat Reader.
2. Klicken Sie links auf das Büroklammer-Symbol („Anhänge“).
3. Speichern Sie die XML-Datei und öffnen Sie sie mit einem Texteditor.
4. Suchen Sie nach minimum oder basicwl. Steht eines davon in der Zeile mit GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter, handelt es sich um eines der ausgeschlossenen Profile.

Sehen Sie dort zum Beispiel en16931, extended oder xrechnung, liegt ein zulässiges Profil vor. Bei Unsicherheit fragen Sie den Absender oder Ihre Steuerberatung.

Die XML extrahieren und aufbewahren

Für die Aufbewahrung ist die XML entscheidend. Das BMF verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60, in der Fassung vom 15.10.2025).

Am einfachsten heben Sie die komplette ZUGFeRD-PDF unverändert auf – die XML steckt ja darin. Speichern Sie die PDF nicht über „Drucken als PDF“ neu ab: Dabei geht die eingebettete XML verloren.

Wenn Sie die XML einzeln brauchen, etwa für Ihre Steuerberatung, speichern Sie sie in RechnungsBlick mit „Original-XML speichern“ oder über die Anhang-Leiste Ihres PDF-Readers (siehe oben).

Was RechnungsBlick nicht macht

• keine Validierung nach den offiziellen Regeln (KoSIT, EN 16931)
• keine steuerliche Prüfung
• keine Archivierung
• keine Prüfung, ob PDF-Bild und XML übereinstimmen – den Vergleich machen Sie selbst (Schritt 5)