E-Rechnung empfangen: Was die Pflicht für Ihr Unternehmen bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte kurz und mit Quellen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein.

Das sind E-Rechnungen:

• XRechnung (XML in UBL oder CII)
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 bzw. Factur-X – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (UStAE 14.1 Abs. 14)

Das sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“:

• Papierrechnungen
• normale PDF-Rechnungen, auch wenn sie per E-Mail kommen
• Scans und Fotos von Rechnungen

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland. Das BMF stellt klar, dass auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG empfangsbereit sein müssen (UStAE 14.1 Abs. 5, BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Privatpersonen sind nicht betroffen: Rechnungen an Verbraucher müssen keine E-Rechnungen sein.

Was heißt „empfangen können“ konkret?

Weniger, als viele Software-Anbieter nahelegen:

• Ein E-Mail-Postfach reicht. Wörtlich heißt es: „Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“ (UStAE 14.1 Abs. 5 Satz 3)
• Sie müssen die Rechnung lesen können. Dafür genügt eine Visualisierungsanwendung, die den XML-Datensatz lesbar darstellt (UStAE 14.1 Abs. 13). Das kann Ihre Buchhaltungssoftware sein, der Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal oder ein kostenloser Browser-Viewer wie RechnungsBlick.
• Sie müssen die XML-Datei aufbewahren (siehe unten).

Wichtig: Sie können E-Rechnungen nicht ablehnen. Wer keine E-Rechnung empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat „kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung“ einer Papier- oder PDF-Rechnung (UStAE 14.1 Abs. 5 Satz 4).

Zeitplan: Ab wann müssen Ihre Lieferanten E-Rechnungen schicken?

Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ohne Übergangsfrist. Beim Ausstellen gelten Übergänge (§ 27 Abs. 38 UStG):

Für Sie als Empfänger heißt das: Der Anteil an E-Rechnungen in Ihrem Posteingang steigt 2027 deutlich und ab 2028 noch einmal.

Stand der Diskussion (November 2026): Ein Wirtschaftsverband hat im Oktober 2026 beim BMF eine Verlängerung der Übergangsfrist um ein Jahr angeregt. Eine Gesetzesänderung oder Entscheidung des BMF dazu war bis zum 15.11.2026 nicht veröffentlicht. Wir aktualisieren diese Seite, sobald sich etwas ändert.

Ausnahmen: Diese Rechnungen dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise, z. B. Bahntickets (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
• Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Aufbewahrung: Die XML ist das Original

Das BMF verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil einer E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60, in der Fassung vom 15.10.2025). Die Daten müssen maschinell auswertbar bleiben.

Praktisch heißt das:

• Speichern Sie die Original-XML bzw. die unveränderte ZUGFeRD-PDF.
• Ein Ausdruck oder eine „neu gedruckte“ PDF ersetzt das Original nicht.
• Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel acht Jahre.
• Laut BMF ist es allein noch kein Verstoß, wenn Sie E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems speichern (Rn. 60). Die Daten müssen trotzdem vollständig, unverändert und auffindbar bleiben.

Neu seit Oktober 2026: das dritte BMF-Schreiben

Am 15.10.2026 hat das BMF weitere Regeln veröffentlicht. Für Empfänger sind vor allem drei Punkte wichtig:

1. Mehr Inhalte in Anlagen. Details zur Leistung dürfen in bestimmten Fällen in eine eingebettete Anlage ausgelagert werden – etwa bei Bauleistungen, bei Schlussrechnungen mit Abschlagszahlungen und bei Bruttopreis-Rechnungen bis Ende 2027. Prüfen Sie deshalb auch die Anlagen einer E-Rechnung.
2. Nicht jeder technische Fehler macht die Rechnung ungültig. Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel ist kein Formatfehler. Die Datei bleibt grundsätzlich eine E-Rechnung, wenn die Pflichtangaben richtig und vollständig sind.
3. Übergangsregel: E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet – auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Checkliste für Empfänger

1. Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten Rechnungen schicken sollen.
2. Testen Sie, ob Sie eine XRechnung und eine ZUGFeRD-PDF lesen können – zum Beispiel mit der Beispielrechnung in RechnungsBlick.
3. Legen Sie eine Ablage für die Original-Dateien fest (Ordner pro Jahr, nichts verändern).
4. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die Dateien in die Buchhaltung kommen.
5. Prüfen Sie bei hybriden Rechnungen im Zweifel die XML-Daten – sie sind führend.