E-Rechnung als Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung und fragen sich, was die E-Rechnung für Sie bedeutet? Die kurze Antwort:

• Empfangen: Ja, Sie müssen E-Rechnungen empfangen können – seit 2025.
• Ausstellen: Nein, Sie dürfen Ihre Rechnungen weiter als Papier- oder normale PDF-Rechnung schreiben – auch 2027 und 2028.
• Aufbewahren: Ja, erhaltene E-Rechnungen müssen Sie im Original aufheben.

Für all das brauchen Sie keine teure Software. Wie es geht, lesen Sie hier.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind Sie seit 2025, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25 000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100 000 Euro nicht übersteigt. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus.

Empfangen: Ja, auch als Kleinunternehmer

Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt für alle inländischen Unternehmen. Das BMF schreibt ausdrücklich, dass sie auch gilt, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt (UStAE 14.1 Abs. 5, BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Das betrifft Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmen für Ihr Geschäft bekommen – etwa vom Webhoster, vom Großhandel oder vom Coworking-Space. Ob und wann die bei Ihnen als E-Rechnung ankommen, entscheidet der Absender:

• 2025 und 2026: Lieferanten dürfen noch Papier oder PDF schicken.
• 2027: Lieferanten mit mehr als 800 000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen schicken.
• ab 2028: grundsätzlich alle Lieferanten (§ 27 Abs. 38 UStG).

Ausnahmen: Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen anderer Kleinunternehmer dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.

Was „empfangen können“ praktisch heißt

1. E-Mail-Adresse: Ihre normale geschäftliche E-Mail-Adresse genügt. Ein extra Postfach ist nicht nötig (UStAE 14.1 Abs. 5 Satz 3).
2. Lesen können: Sie brauchen ein Werkzeug, das die XML lesbar macht. Ein kostenloser Viewer reicht dafür.
3. Nicht ablehnen: Sie können nicht verlangen, dass Ihnen statt einer E-Rechnung eine PDF geschickt wird (UStAE 14.1 Abs. 5 Satz 4).

So lesen Sie eine E-Rechnung kostenlos

1. Speichern Sie den Anhang aus der E-Mail (.xml oder ZUGFeRD-.pdf).
2. Öffnen Sie RechnungsBlick im Browser.
3. Ziehen Sie die Datei in das Feld.
4. Sie sehen Absender, Positionen, Gesamtbetrag und Bankverbindung.
5. Überweisen Sie wie gewohnt – mit „Zusammenfassung kopieren“ haben Sie IBAN und Verwendungszweck schnell zur Hand.

RechnungsBlick ist kostenlos, braucht kein Konto und lädt Ihre Rechnung nicht hoch. Es gibt auch Alternativen: den E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal oder eine Buchhaltungssoftware, falls Sie ohnehin eine nutzen.

Aufbewahren: Das Original zählt

Hier passieren die meisten Fehler. Ein Ausdruck oder ein Screenshot der Rechnung reicht nicht.

Das BMF verlangt, dass zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung – also die XML – unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 60, in der Fassung vom 15.10.2025).

So machen Sie es einfach und sauber:

• Legen Sie einen Ordner pro Jahr an, z. B. Belege/2026/Eingang.
• Speichern Sie dort jede E-Rechnung als Original-Datei (XML oder unveränderte ZUGFeRD-PDF).
• Ändern Sie den Inhalt nie. Umbenennen ist in Ordnung.
• Machen Sie regelmäßig eine Sicherung, z. B. auf einer externen Festplatte.
• Bewahren Sie Rechnungen in der Regel acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres.

Gute Nachricht: Laut BMF ist es allein noch kein Verstoß, wenn Sie E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-zertifizierten Archivsystems speichern (Rn. 60). Eine teure Archivsoftware ist also nicht zwingend. Die Dateien müssen aber vollständig, unverändert und auffindbar bleiben. Wie Sie das konkret organisieren, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Ausstellen: Sie dürfen bei Ihren Rechnungen bleiben

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Ihre Rechnungen dürfen Sie „immer“ als sonstige Rechnung ausstellen – also auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, als PDF (§ 34a UStDV, UStAE 14.7a Abs. 3). Das gilt auch nach 2027.

Auf der Rechnung muss wie bisher ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer stehen (§ 34a UStDV).

Freiwillig dürfen Sie auch E-Rechnungen ausstellen. Manche Geschäftskunden wünschen sich das, weil sie die Daten dann automatisch verarbeiten können. Dafür brauchen Sie ein Rechnungsprogramm – RechnungsBlick ist nur zum Lesen da.

Was ist, wenn Sie über die Umsatzgrenze kommen?

Überschreiten Sie die Grenzen, fallen Sie aus der Kleinunternehmerregelung. Dann gelten für Ihre Ausgangsrechnungen die normalen Regeln – inklusive E-Rechnungspflicht nach den Übergangsfristen. Sprechen Sie in diesem Fall frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung.